CASE STUDY
Optymalizacja procesu zarządzania personelem i obsługi Klienta
(firma z branży opieki medycznej)
Sytuacja
- Wykonywanie bardzo dużej ilości czynności operacyjnych przez właściciela Firmy.
- Od dawna nieaktualizowana ewidencja pracowników oraz Klientów (m.in. zawierająca zbędne lub nieaktualne dane).
- Brak standardów dot. rejestrowania zgłoszeń telefonicznych.
- Duża ilość pracy niezautomatyzowanej i wykonywanej ręcznie (m.in. uzupełnianie dokumentów).
- Brak aktualnego grafiku dla ok.100 pracowników(spisanego).
Rozwiązanie
- Identyfikacja i rozdzielenie różnych rodzajów prac.
- Uporządkowanie istotnych oraz aktualnych informacji na temat pracowników oraz Klientów.
- Wdrożenie aplikacji do zarządzania firmą.
- Opracowanie standardu rejestracji oraz rozwiązywania zgłoszeń telefonicznych.
- Stworzenie dokumentów edytowalnych w formie elektronicznej.
- Zebranie informacji na temat grafiku pracowników oraz ułożenie funkcjonalnego i przejrzystego grafiku.
Efekty
Uwolnienie czasu na zadania kluczowe poprzez oddzielenie spraw operacyjnych od zarządczych.
Poprawa efektywności działania
poprzez przygotowanie bazy danych zawierających kluczowe informacje
na temat kilkuset pracowników i Klientów.
Skrócenie czasu i wdrożenie łatwiejszego sposobu rozwiązywania zgłoszeń.
Skrócenie procesu uzupełniania
dokumentacji.
Zwiększenie efektywności zarządzania pracownikami oraz znajdowania zastępstw.