CASE STUDY
Optymalizacja procesu rekrutacji i wdrożenia pracownika (przychodnia medyczna)
Sytuacja
- Wysoka rotacja na ważnym (bezpośredni kontakt z Klientem), choć niewysokim w strukturze organizacyjnej stanowisku.
- Wdrożenie nowego pracownika do pracy jest zależne mocno od konkretnej osoby i szczęścia („trafił nam się dobry pracownik”).
Brakuje procesu wdrożenia i monitorowania oraz exit interview (w przypadku rezygnacji). - W rekrutacje i wdrożenie zaangażowanych jest kilka osób (z różnych stanowisk), choć nie widać realnego efektu w postaci poprawiających się wyników (osoby przychodzą i odchodzą losowo).
Rozwiązanie
- Określenie business case’a (ile czasu proces zajmuje, ile kosztuje, o ile chcielibyśmy poprawić, co to da, itd.).
- Przeszkolenie pracowników zaangażowanych w proces z praktycznych podstaw zarządzania procesowego.
- Mapowanie i optymalizacja 2 procesów: rekrutacji i wdrożenia pracownika. Wypracowanie praktycznych standardów do stosowania. Nałożenie filtrów („sitek”) na proces rekrutacji powoduje staranniejszą selekcję i wpuszczanie w proces wdrożenia pracowników, którzy mają większe prawdopodobieństwo pozostania dłużej w organizacji.
- Podwyższenie pensji na rekrutowanym stanowisku w wyniku analizy benchmarkingowej o 5-10%. Stanowi to dodatkowy czynnik zmniejszający rotację (pieniądze są tu istotnym, zidentyfikowanym elementem powodującym zmianę pracy) w sposób oszczędzający znacząco większe środki organizacji (rekrutacja i wdrożenie).
Efekty
Mniejszy nakład czasu i mniejsza ilość osób faktycznie zaangażowanych w rekrutację i wdrożenie (skrócenie czasu o kilkadziesiąt %).
Praktycznie całkowite przekazanie procesu do prowadzenia liderom i wyeliminowanie potrzeby angażowania kierownika (2-3 tygodni w roku uwolnionych na inne działania).
Zmniejszenie poziomu rotacji na stanowisku o kilkadziesiąt % (do poziomu nie stanowiącego realnego problemu dla firmy).
Skrócenie czasu wdrożenia nowego pracownika wraz z podniesieniem jakości jego pracy.