Optymalizacja procesów
Współpraca z firmą w formie pracy projektowej obejmująca wybrany proces, kilka procesów lub kompleksową transformację firmy.
Rezultat- większa efektywność operacyjna firmy i lepsze wyniki biznesowe.
Kiedy warto pracować nad procesami?
- Klienci zgłaszają:
– za długi czas trwania obsługi
– problemy z jakością
– niezadowolenie z obsługi - Procesy nie były przeglądane i modyfikowane od dłuższego czasu.
- Zmienia się sytuacja rynkowa lub konkurencyjna.
- Zmieniają się oczekiwana klientów:
krótsze partie, wyższa jakość, szybszy serwis. - Wdrażacie nowe narzędzia / technologie w firmie
Procesy to serce biznesu czyli codzienna, powtarzalna działalność operacyjna. W każdej organizacji jest ich wiele.
To jak efektywnie one działają przekłada się na sukces i rozwój Twojej firmy!
Optymalizacja procesów
pozwoli Ci:
- Zwiększyć przychody oraz zyski
- Ograniczyć koszty
- Skrócić czasy trwania procesów (end-to-end)
- Zwiększyć efektywność procesów i zespołów
- Zwiększyć jakość pracy (zmniejszenie ilości błędów, powtórek i poprawek)
- Wypracować i wdrożyć nowe nawyki podnoszące skuteczność
- Wdrożyć metody i narzędzia podnoszące produktywność
Do czego dążymy?
- Zidentyfikujemy nieefektywności
- usprawniamy działania
- poprawimy wyniki
Jak wygląda współpraca?
Optymalizacja procesów jest usługą w formie pracy projektowej.
Składa się z 5 etapów. Czas ich trwania zależy m.in. od: ilości, rodzaju procesów, które potrzebujesz zoptymalizować, oraz czasu jaki Ty i Twój zespół możecie poświęcić na pracę w tym obszarze.
Ewolucja, a nie rewolucja- pracę optymalizacyjną planuję tak żeby nie wywróciła Twojej firmy do góry nogami, dlatego zmiany będą wprowadzane stopniowo ale dynamicznie.
Proces współpracy
Analiza: wywiady i weryfikacja istniejących rozwiązań
Pracę nad optymalizacją zaczynam od zapoznania się ze stanem „as is”. W tym celu przeprowadzę wywiady strukturyzowane z kluczowymi pracownikami Twojej firmy zaangażowanymi w proces, który mamy optymalizować.
Drugim elementem jest zapoznanie się ze stosowanymi rozwiązaniami w Twojej firmie– dokumentacją (procedurami, formatkami), narzędziami, itd.
Mapowanie procesu
Praca w formie warsztatów, podczas której wraz z zespołem dokładnie rozpiszemy proces w obecnym stanie. Dzięki temu każdy uczestnik procesu (niezależnie od stanowiska) będzie mógł zobaczyć jak proces jest faktycznie realizowany „na dziś” w całości, niezależnie od procedur lub teoretycznych zapisów.
Ten etap daje możliwość zdefiniowania problemów i marnotrawstw występujących w procesie.
Mapowanie procesu jest podstawą do określenia mierników i nowych standardów, nad którymi będziemy pracować w kolejnym etapie.
Optymalizacja i standaryzacja
Na tym etapie wypracujemy i przygotujemy rozwiązania i standardy, których potrzebę wcześniej zidentyfikowaliśmy.
Część rozwiązań będzie do zastosowania „od ręki”, inne mogą wymagać dodatkowej pracy Twojego zespołu.
Co ważne – wypracowane rozwiązania w znaczącej większości przypadków opierają się na zmianach w organizacji pracy i wykorzystaniu prostych narzędzi (np. checklist) – bez dodatkowych i kosztownych inwestycji.
Plan wdrożenia i monitorowania wyników
Jest to czas przeznaczony na przygotowanie i rozpisanie szczegółowego i praktycznego planu wdrożenia i monitorowania efektów wprowadzonych zmian.
Określimy m.in.:
- jaka zmiana kiedy ma się dokonać,
- kto będzie za nią odpowiedzialny,
- po czym się oceni, że zmiana zaszła, itd.
Wdrożenie i modyfikacje
Wsparcie wdrożeniowe przyjmuje najczęściej 2 formy:
- Regularne, cykliczne spotkania statusowe „jak nam idzie?” – gdzie pracownicy raportują realizację zadań z planu wdrożenia i postęp prac. (1-2 godzinne spotkanie co 1-2 tygodnie)
- Doraźne wsparcie konkretnych osób (pracowników) wg potrzeby – np. wspólną modyfikację wypracowanego wcześniej rozwiązania, rozwiązanie praktycznych problemów, które powstały po stosowaniu nowych rozwiązań itd.
Wsparcie to pozwala wzmocnić wypracowane rozwiązania i płynnie zakończyć naszą współpracę przy uzyskaniu pewności zakorzenienia się nowych narzędzi i nawyków w pracy Twojego zespołu.
Rozwijaj firmę szybciej, działając mądrzej